为加强我校档案业务建设，做到门类齐全、分类规范、立卷合理、 管理科学，使档案工作的各个环节规范化，更有效地保护和利用档案, 更好地为学校和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和教育部《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规，特制定本办法。

一、立卷归档原则

第一条 学校档案必须集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

第二条 严格执行文件、执行材料的形成单位及课题组立卷归档制度，坚持做到“三纳入”、“四同步”：即将立卷归档工作，纳入学校及各部门、课题组的工作计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的工作职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

第三条任何单位和个人不得保存已办理完毕的文件、材料和擅自销毁文件、材料。销毁文件、材料要登记造册,经批准后专人监销。干部、职工在离开岗位时，要彻底清理文件、材料，并办理移交手续。

二、档案的收集范围

第四条 学校在教学、科研、基建、财会、管理和其他各项活动中直接形成的，对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。

根据教育部1993年发布的《高等学校档案实体分类法》的规定, 我校应归档的档案分为十大类。即党群（DQ）、行政（XZ）、教学（JX）、科研（KY）、基本建设（JJ）、仪器设备（SB）、出版（CB）、外事（WS）、财会（CK）、声像（SX）。

第五条校内个人在其非职务活动中形成的文件材料，可按征集、代管、捐赠的方式处理，并入学校的单位的档案。

三、立卷归档分工

第七条 国家教育委员会第6号令发布的《普通高等学校档案管 理办法》规定，高等学校实行文件材料形成部门，课题组立卷归档的制度，这是搞好我校档案工作的基础，各单位（部门）必须严格执行。

第八条 上级党政机关来文，同级党政机关来文，学校自发的全校性、综合性文件材料由学校办公室分别负责立卷归档。属学校机关各部处、业务管理单位职责范围内形成的学校自发文，由各部处、业务管理单位的兼职档案人员立卷归档。

第九条 属党群、行政、教学、科研、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会工作而产生的材料（表册、图纸、照片、录音、录像、影片），原则上由产生上述文件材料的机关各职能部门、业务管理单位、学院（系、部）、科研课题组负责立卷归档。其中：研究生“学生成绩登记表”、“学位材料”等由研究生处负责汇总立卷归档。全日制本、专科学生、第二学位学生“学生成绩登记表”由教务处和各学院负责汇总立卷归档。成人教育本、专科学生、高等职业学院“学生成绩登记表”等由成（职）教院负责汇总立卷归档。

第十条 二个或二个以上部门合办工作产生的文字材料由主办部门立卷归档；校内临时办事机构产生的文字材料，由临时机构指定专人负责立 卷归档。

四、立卷工作及案卷质量要求

第十一条 每年年底至寒假放假前，各部门兼职档案工作人员应将本年度的收文、发文与收文登记、发文登记进行核对，然后将全部文件材料按归档范围进行清理、分类、鉴定（剔除无需归档的文件材料）。在确定文件材料齐全、完整、准确的前提下开始排序、立卷。

第十五条 案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的保存价值，便于保管和利用，具体应做到下述几点:

(1)归档的每份文件材料的页数均应完整无缺，并剔除重份文件。 同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页。对问题单一，文件材料较少的也应按不同内容组卷。

（2）在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、转发文件与原件和多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开。应归档的电报、插图、照片、表册也应合并到文件材料中去，做到合一立卷。  

（3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复放到复文年度立卷；跨年度的规划、计划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结、报告放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；按学年处理的文件材料归入专门年度”科研成果、基建工程项目、仪器设备的文件材料按项目立卷，一项一卷或若干卷。  

（4）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依形成时间的顺序排列在一起，即批复、批示在前,请示、报告在后；正件在前、附件在后；印件(正本)在前、定稿在后；转发文件在前、被转发文件在后；重要的法规性文件的历次文稿依次倒序排列在定稿之后，其他文件材料依其形成规律或特点按有关规定排列。

科研全过程形成的文件、材料，应按科研准备、研究实验至课题鉴定及成果申报、奖励、推广应用依次排序，进行系统整理，将最能反映课题概况的科研文件材料，如开题文件、论文、专著、鉴定材料、成果申报与获奖材料、科研投资与经费核算材料等，排列在研究课题全部案卷之首，其余科研文件材料按科研阶段依上述顺序立卷。视文件材料的厚薄采用三孔一线装订。

基建工程项目按可行性研究、设计基础、工程管理文件，施工、竣工验收、基建财务、器材管理、生产技术准备、试生产的工作过程依次顺序立卷。底图采用卷筒或平放两种方式立卷归档。

有关研究生(硕士、博士)学位的文件材料按一人一卷立卷。按归档范围依次顺序排列，视文件材料厚薄三孔一线装订。

（5）卷内文件材料应按顺序排列，在有文字或图表的页面上依次编写页号或件号，装订的案卷应统一在文字的每页材料的正面的右下角和背面的左下角打页(印)号。  

（6）永久、长期和短期保存案卷必须按规定格式填写卷内目录，对文件材料题名(文件标题)不要随意更改和简化。没有题名应拟题名；有的虽有题名无实质内容，应重新拟写题名，加“[]”号。没有责任者（文件作者）及年，月、日的文件材料要考证清楚，将作者名称和年、月、日填入有关项内，在表示年、月、日的数的右下角加"、”号。会议记录应填写每次会议的时间和主要内容。填写卷内目录字迹要工整，卷内文件目录应放在卷首。 

(7）声像材料应用文字标出摄像或录音对象、时间、地点中心内容和经办责任者。种类期刊、简报按期号排列立卷。会议文件按会议名称、届次立卷。会计凭证，报表按月序，帐薄按总帐、日记帐分类帐、明细帐排序立卷。

(8）有关卷内文件、材料的情况说-明，都应逐项填写在备考表内。若无情况说明，也应将立卷人、审查人的姓名和时间填上以示负责，备考表应置卷尾（立卷人、审查人一定要签名且不能为一人， 审查人为单位分管档案工作负责人）。

（9）案卷封皮，应逐项按规足填写清楚；案卷题名要简明扼要，能确切反映卷内文件、材料内容，一般包括责任者、问题和文种。体式应一致，文字简练，确切揭示卷内文件材料内容，并用毛笔或钢笔（碳素墨水）书写。字迹要工整、清晰，字数不超过50字，责任者不得乱用简称。

（10）卷内文件.材料要去掉金属物，对破损、短缺的文件、材料应按要求加边、修补、托裱，字迹模糊的应复制并与原件一并立卷。将案卷内纸张整理平整，罗列整齐（三方齐），采用三孔一线的方法进行装订。要求案卷牢固、整齐美观。

（11）文件、材料档案“卷内目录”、“备考表”、“案卷封面”、档号的格式等由档案馆指导按规定发给各单位。

五、案卷归档时间和归档手续

第十六条 学校机关各部、处、中心、馆、机关党委；各学院和附属单位于每年六月底前将本单位在上一年工作中已经办理完毕的各种文件、封料向学校档案馆移交，同时填写好“立卷归档情况报表”并造归档材料清册一式两份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名（盖章），由校档案馆逐卷签收。

第十七条 教学业务档案按学生培养周期（从入学到毕业）结束的当年寒假前一次性归档。归档手续同前。

第十八条 科研、基建项目、设备、产品和专题性、成套性档案。在项目完成通过鉴定验收后（包括中断、停止）二个月内向档案馆归档。归档手续同前。

第十九条声像档案归档时间及手续同前。

第二十条病历档案按病历档案管理有关制度由学校医院负责管理。