第一章 总则

第一条 档案是学校的宝贵财富，也是学校建设发展过程的真实反映和历史记录。为规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案工作科学管理水平，更好地为各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》(中华人民共和国主席令第47号)和《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）《湖北省档案管理条例》等规定，结合学校实际，制定本条例。

第二条本条例中所称档案指学校在教学、科技、党政管理和其他各项活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

全校各二级单位从事档案收集、整理、保护、鉴定、利用及管理活动等，适用本工作条例。

第三条 档案工作要做到“三纳入”“四同步”，即：将档案工作纳入日常工作计划和长远工作规划，纳入考核管理机制，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，同步落实布置、检查、总结、验收档案工作。

第二章 管理体制和机构设置

第四条 学校档案工作由上级教育行政管理部门和有关业务主管部门领导，同时接受上级档案行政管理部门的指导、监督与检查。

第五条 档案工作接受校党委和校行政领导，分管校领导具体负责。档案馆负责全校档案管理工作，确保档案齐全完整、系统安全和便于开发利用，实行集中统一管理。构建以档案馆为主体、各二级单位为支撑、各方面分工明确的档案运行管理网络机制，做到职责清晰、协调配合、覆盖全面。

第六条 成立学校档案工作委员会，其主要职责是：

（一）学习宣传、贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策；

（二）审议决定学校档案工作发展规划和重要法规性文件，制定完善学校档案工作规章制度；

（三）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案管理工作与学校其他工作同步发展；

（四）研究决定学校档案工作的征集、鉴定、销毁及年鉴编撰等重大事项；

（五）协调各部门档案工作，把档案收集、整理和利用服务等工作质量考核指标有机纳入学校绩效目标考核体系中；按照国家标准对各部门档案工作进行年度资料规范与考核评价；

（六）建立并健全与学校办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备及经费；

（七）听取学校档案工作汇报，对档案馆工作提出改进性意见和建议；

（八）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第七条 档案馆是学校档案工作的职能管理部门，各二级单位档案工作应接受档案馆的业务指导、监督和检查。

第八条 各归档单位应加强落实档案工作，确定本单位分管档案工作负责人，并指定至少1名兼职档案员。落实部门立卷归档制度，负责本部门档案收集、整理和立卷工作，按规定时间向档案馆移交、归档，并接受业务指导。档案员原则上应具备基本的档案业务知识和大学本科及以上学历。

第九条 档案工作人员应认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，具备专业知识，有高尚的职业道德和服务奉献精神。

专兼职档案员队伍要保持相对稳定，应遴选适合、愿意长期从事档案工作的人员担任。选配后无特殊情况，一般在短期内不得调离。确需调离，应办理正式的工作移交手续。

专职档案员可设专业技术职务岗或管理岗，以专业技术职务岗位为主。

第十条 档案馆基本职责

（一）贯彻执行国家关于档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二）拟订本校档案工作规章制度并贯彻落实，指导、监督和检查各单位文件材料的收集、整理和立卷归档工作；

（三）负责各类档案及有关资料的收集（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管和查询利用；

（四）编制档案检索工具，拓宽档案查询利用途径；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作，逐步实现档案的电子化、数字化管理；

（六）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能，推动学校档案工作发展；

（七）建立健全档案工作网络体系，开展对全校档案工作人员的业务培训，协助做好档案人员的考核和奖惩工作；

（八）参与校内外档案学术研究和信息交流活动，积极开展档案理论和实践的研究，不断提高档案工作者的业务素质和管理水平；

（九）积极做好档案信息资源的编研、利用及开发工作；

（十）负责档案的安全保密、落实库房“十防”要求及档案馆的消防安全和信息安全；

（十一）完成学校及上级业务主管部门交办的其他任务。

第十一条 专兼职档案员基本职责

（一）贯彻执行国家档案工作的法律法规和方针政策；

（二）落实学校档案工作各项规章制度；

（三）参加档案业务培训，完成本单位各类文件材料的立卷归档工作；

（四）集中保管本单位档案，并按有关规定按时向档案馆移交（接收）；

（五）确保本单位档案完整、准确、系统和安全。

第三章 档案管理

第十二条学校档案由档案馆实行集中统一管理，以确保档案的完整和安全，便于开发利用。

第十三条 档案馆应按照国家档案管理有关规定，制定既符合国家档案标准规范，又能体现学校特点的档案分类方案、归档范围和保管期限表（即“三合一”制度）。

第十四条档案馆负责收集、保管对学校和社会有保存价值的不同载体的各类档案。对国内外与学校有关其他具有保存价值的材料，可按征集、代管、捐赠的方式处理。

第十五条 各单位应对纸质档案材料和电子档案材料实行同步归档，按时移交档案馆。

第十六条 档案馆的全部档案实行全宗管理，同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。

第十七条 档案馆和校内各二级单位应指定专人负责档案的统计工作。

第十八条 档案馆应采取积极措施，防止档案破损、褪色、霉变和散失。对已破损或字迹褪色的档案，主动进行技术性处理。对重要档案、破损或褪色需修复的档案应及时进行数字化处理，并以电子档案形式保管。

第十九条 档案馆应确定各类档案材料的保管期限并定期清理。对保管期满、已失去保存价值的档案，经学校组织鉴定并报学校批准后，登记造册按规定予以销毁。未经鉴定和批准，禁止擅自销毁任何档案。档案销毁清册需按国家规定永久保存。

第二十条 档案馆和各单位应定期对所存档案和资料保管情况进行检查，如有特殊情况，应立即向有关领导汇报，及时处理。

第二十一条对科研成果、基建工程、设备开箱、产品规划与试制等进行鉴定、验收时，必须有档案员参加。有关业务主管部门需通知档案员对应归档的文件材料加以审查、签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。

第二十二条 保密档案的管理和利用，密级的变更和解密，必须依照《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施办法规定，按照学校保密制度进行相应审批程序后方可办理，并设专人、专柜保管。

第二十三条 建立健全档案工作检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高档案管理水平。

第四章 档案的利用和公布

第二十四条 校内外单位或个人，持有效证件或合法证明，可利用学校可开放的档案。境外组织或个人利用本校档案，须按照国家有关规定办理。

利用档案涉及知识产权、个人信息的，应当遵守有关法律、行政法规的规定。

第二十五条查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案形成单位或档案部门负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或国家秘密，应当按照一定的审批程序经校保密工作委员会批准。

第二十六条 学校的重要、珍贵档案，一般不提供原件使用。如有特殊需要，应当经档案馆负责人批准，必要时需经分管校领导批准。加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第二十七条 档案馆应设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具，为档案利用创造便利条件。

第二十八条 档案馆应通过多种方式不断拓宽档案利用渠道，创新服务形式，强化服务功能，提高服务水平，积极为档案的利用创造条件，简化手续，提供便利。

第二十九条 向档案馆移交、捐献档案的单位和个人，可以优先利用该档案，并可以对档案中不适宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。档案馆应当予以支持，提供便利。

第五章 经费、设备和库房

第三十条将档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需要。

第三十一条 有计划地为档案馆配置复印、录音、录像、照像、扫描、缩微、恒温、恒湿、除菌除尘和消防设施等适应档案现代化管理需要的各项设备。

第三十二条 按照国家《档案馆建设标准》建设符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或不符合档案保管要求的库房及时进行改建、扩建或新建。存放涉密档案应设有专门库房。存放声像、电子等特殊载体档案，应配置恒温、恒湿、防火、防磁、防渍、防有害生物等必要设施。

第三十三条 为档案部门配置档案管理现代化、信息化所需的设备设施，设立必要的专项经费加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与学校的数字化校园建设同步进行。

第六章 档案信息化管理

第三十四条档案馆应加强档案信息化建设，将档案信息化纳入信息化发展规划，并采取措施保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。

第三十五条 电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以电子形式作为凭证使用。

第三十六条积极推进传统载体档案数字化。已经实现数字化的，应当对档案原件妥善保管。

第三十七条档案馆负责档案数字资源的收集、保存和提供利用。积极推进数字档案馆建设。

第三十八条电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交。

档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。档案馆可对重要电子档案进行异地备份保管。

第三十九条 档案馆应推进档案信息资源共享服务平台建设，在安全可靠的原则下，推动档案数字资源的共享利用。

第七章 奖励与处罚

第四十条 建立档案工作检查评比制度。档案工作人员有下列事迹之一的，在评先评优、绩效奖励等方面给予优先考虑：

（一）对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；

（二）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；

（三）对档案学研究及档案史料研究做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案部门的；

（五）同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。

第四十一条 有下列行为之一的，应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法依纪给予处分。对违反法律规定的，依法追究刑事和民事责任：

（一）损毁、丢失属于学校所有的档案的；

（二）擅自提供、抄录、复制、公布、销毁档案的；

（三）买卖或者非法转让属于学校所有的档案的；

（四）篡改、伪造档案的；

（五）擅自出卖、赠送、交换档案的，将档案出卖、赠送给外国人或外国组织的；

（六）不按规定归档或移交档案、拒绝归档或者将档案据为己有，被责令改正而拒不改正的；

（七）不按规定向社会开放、提供利用档案的；

（八）明知存在档案安全隐患而不采取补救措施，造成档案损毁、灭失，或者存在档案安全隐患被责令限期整改而逾期未整改的；

（九）发生档案安全事故后，不采取抢救措施或隐瞒不报、拒绝调查的；

（十）档案工作人员玩忽职守，造成档案损毁、灭失的。

第八章 附则

第四十二条 本条例执行过程中如遇相关国家法律、法规及政策文件调整，以国家法律、法规及政策文件为准。

第四十三条 涉密档案管理另有规定的，从其规定。

第四十四条本条例由学校授权档案馆负责解释。

第四十五条本条例自2020年9月9日起施行，原有相关规定自行废止。