第一章 总则

第一条 为加强学生档案管理，充分发挥学生档案在学生教育、管理与就业工作中的作用，实现学生档案管理的标准化、规范化和科学化，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《普通高等学校学生管理规定》（中华人民共和国教育部令第41号）以及《武汉工程大学学生管理规定》，结合学校实际，修订本规定。

第二条学生档案是反映学生个人经历和德、智、体、美等各方面表现的文件材料，是学生成长过程的历史记录，是用人单位了解毕业学生学习、工作、生活、成长情况的真实依据。

学生档案管理是指学校对学生档案材料的收集、整理、归(建)档、保管、利用、转递等相关管理工作。

第三条学生档案管理要坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则，实行学校归口管理、学院(培养单位)和相关职能部门密切配合的管理制度。

第四条学校设立专职档案管理员负责学生档案管理工作。学生档案管理人员应认真履行岗位职责，学习档案管理法律法规，熟悉档案管理业务，严格遵守档案工作纪律，努力提高档案管理和服务水平。

第二章 保管范围

第五条 全日制专科生、本科生、硕士研究生、博士研究生档案及非全日制双证硕士研究生档案。

第三章 保管职责

第六条新生档案按来档途径由各班级、各学院接收后，各学院统一汇总、整理后按新生名册班级建制造册（一式两份），并移交学校档案馆，履行严格的交接手续。学生档案的缺失情况，各学院、各班级及时反馈信息到学生本人，催促其尽快查找或回原学校补齐相关档案材料。

第七条各学院要做好学生在校期间的档案材料收集整理工作，由专人负责学生在校期间档案材料的整理，及时将完整的档案材料移交学校档案馆并做好归档工作。毕业生的档案材料应在每年毕业生派遣前半个月到档案室归档完毕，因特殊情况无法按时归档的，应由毕业生所在的学院出具情况说明，递交档案馆。

第八条学生专职档案管理人员的工作职责

（一）接收、鉴别和整理学生档案材料。

（二）办理学生档案的查阅、转递。

（三）为有关部门提供学生相关资料。

（四）做好学生档案的安全、保密、保管工作。

（五）研究学生档案工作情况，制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作，搞好业务建设。

（六）办理其它有关学生档案事项。

第九条 应根据安全保密、便于查找的原则和档案管理的专业规范要求对学生档案实施科学管理，严防档案的毁损、失散和泄密。

第十条 做好档案馆的防火、防潮、防蛀、防盗、防光等工作。

（一）学生档案要用铁皮档案柜存放，有防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等设施，定期检查安全设施。

（二）保持档案馆的清洁和室内适宜的温、湿度（温度要控制在摄氏14度-24度，相对湿度45-65%）。

第十一条 学生档案管理实行登记审批制度、统计制度和定期核对制度。

（一）学生档案接收、查阅、存档、转递严格实行登记审批。

（二）对学生档案进行详细统计分析工作。

（三）对档案进行定期核对，及时发现问题并解决。

第四章 学生档案的收集归档

第十二条 归档范围

（一）入学材料：招收入学的本科生档案材料，一般应包括高中学籍卡、高中毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表、入团(入党)申请书及志愿书等材料;招收入学的研究生除原个人档案应有材料外，还应包括报考攻读硕士学位研究生登记表(含录取为直接攻博生)、推荐免试攻读硕士学位研究生登记表、报考攻读博士学位研究生登记表、推荐免试直接攻读博士学位登记表或在校硕士研究生提前攻读博士学位申请表等材料。

（二）学习材料：各学习阶段主修、选修、辅修的各科类课程学习成绩登记表等材料。

（三）学籍材料：各学习阶段结业、肄业、退学、休学、转学、保留入学资格、复学等变更材料；学生参加学校教育教学计划规定的课程和各种教育教学环节的考核成绩应入成绩册，并归入学籍档案。

（四）鉴定材料：各学习阶段学年鉴定表、军训鉴定表、品行鉴定等材料。

（五）实习材料：各学习阶段实习鉴定表、实习报告等材料。

（六）毕业材料：高校毕业生(毕业研究生)登记表、毕业生(毕业研究生)就业通知书等材料。

（七）学位材料：各学习阶段学位申请、授予等材料。

（八）奖励材料：在校期间获得各级表彰奖励的材料，包括获得三好学生(研究生)、优秀学生(研究生)干部、优秀团干部、优秀共产党员、优秀团员、优秀毕业生(毕业研究生)等荣誉称号的登记表，各类奖学金登记表及其他获奖评审证明材料。

（九）处分材料：在校期间违反校纪校规、触犯国家法律等形成的各类处分材料，处分材料应在注明处分等级后归档。如果学生处分解除，处分文件与解除处分文件应一并真实完整地归入学校文书档案和学生本人档案。

（十）组织材料：入党、入团的申请书、志愿书，自传、入党积极分子考察表、政审材料、思想汇报、预备党员转正申请书及党团组织建设上形成的其他材料、参加民主党派的申请书、登记表等材料。

（十一）体检材料：入学体检表、复查体检表、毕业生(毕业研究生)体检表等材料。

（十二）出国(出境)材料：因公(私)出国(出境)审查表、备案表，在国(境)外学习、进修情况或鉴定等材料。

（十三）工作材料：入学前参加工作期间的工资、考核、职务(职称)、劳动合同等材料。

（十四）其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。

第十三条归档制度

（一）各学院和相关单位，应严格遵守并认真执行学生档案材料的归档制度。

（二）形成学生档案材料的部门，一般情况下在形成材料后一个月内，应按要求将材料送交档案部门归档，档案管理部门发现送交材料不符合归档要求时，有权拒收并通知形成材料部门限期改正或补办手续，形成材料部门有责任按规定认真办理，保证送交材料的完整性、真实性，由于特殊原因导致送交材料不完整的，应该在该学生档案目录上做出标注，并在档案移交时进行说明。

（三）学生档案管理人员应掌握学生档案材料形成的规律，建立联系制度，及时地向有关部门收集归档材料。

第十四条归档要求

（一）各部门和单位提供的各类归档材料必须是办理完毕、手续完备的正式有效文件。

（二）归档材料应当完整、真实，文字清晰，对象明确，有形成材料的主办部门(单位)及日期。凡规定由组织审查盖章的，应当加盖公章。规定要同本人见面的材料(如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等)，应当有本人的签字;特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。个人文字材料应当有本人签字。

（三）归档材料的载体应使用A4规格的办公用纸，归档材料文字必须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色和纯蓝墨水，不得使用复写纸书写。归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。

（四）归档材料要按学生名册的班级、学号顺序清理好、不得有欠缺材料，如学生有调整专业、转学、退学等异动情况的，应将变动材料一并归档。

（五）当年毕业生的归档材料应根据要求的时间尽早整理归档。毕业归档材料应包括：学习成绩、毕业登记表、体检表、学历学位等材料。如材料不全和不按时归档影响毕业生档案寄出的，由材料形成部门负责。

（六）各学院在移交学生档案时，应填写《档案材料移交单》递交校档案馆学生档案管理人员，由交接双方经办人当面检查验收，经核对无误后履行签字手续。移交单填写一式两份，交接双方各执1份。

第五章 学生档案的提供利用

第十五条 利用事由

（一）因学生组织发展、升学、就业、出国、奖惩等工作需要可查阅学生档案。

（二）安全、保卫等部门因案件审理工作需要，可查阅学生档案。

第十六条利用档案必须遵循下列规定

（一）从事学生教育与管理工作的学校有关部门和学院(培养单位)负责人、辅导员、班主任、导师等相关人员，因工作需要可在档案管理人员在场的情况下查阅学生档案，并按规定予以登记。

（二）校内其他有关人员因工作需要查阅学生档案，须提供所在部门或单位出具的书面证明，并经学院(培养单位)主管负责人批准后，方可在档案管理人员在场的情况下查阅学生档案，并按规定予以登记。

（三）校外人员因工作需要查阅学生档案，应当持单位组织、人事部门或公安、保卫部门的介绍信，出具有关身份证明，说明查询内容及目的，并按规定办理登记手续。

（四）学生本人和直系亲属不得查阅学生个人档案。确有特殊原因(如毕业联系工作、办理出国手续等)需要复制有关本人档案证明材料，应当由学生本人书面申请，说明需要何种证明材料和使用意图，经学院(培养单位)主管负责人批准后，由档案管理人员按规定办理。由他人代办的，需出具书面委托和代办人身份证明，方可按规定办理。

（五）查阅档案必须严格履行登记手续，查阅一般在档案馆进行。档案管理人员应当在查阅者归还档案时，认真核对、清点档案材料。特殊情况（审理案件等）需要借阅的，用完后应及时归还，借期一般不得超过15天，再用再借。

（六）查(借)阅学生档案时，应当严格遵守保密制度和阅档规定，不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。违者视情节严重给予批评教育，直至纪律处分，构成犯罪的，依照《中华人民共和国档案法》追究刑事责任。

第六章 学生档案的转递

第十七条 学生档案在以下情况下需要转递

（一）学生升学、退学、被开除学籍的。

（二）毕业参加工作的。

（三）因其它原因离开本校的。

第十八条 学生档案转递须遵守下列原则

（一）根据上级教育主管部门关于高校毕业生档案转递的政策文件规定，学生档案应通过邮政EMS转递或派专人送取，不得由学生本人自带。转递档案要密封，并加盖密封章。

（二）转出档案必须材料完整齐全，不得以任何借口扣留部分材料。

（三）退学学生的档案由学校退回其家庭所在地。

（四）被开除学籍的学生，自处分决定生效之日起10个工作日内，办理手续离校，档案由学校退回其家庭所在地。

（五）严格执行档案转递制度，避免产生遗留档案，对已遗留档案认真核查登记。

第十九条 毕业生档案的转递管理

（一）应届毕业生，原则上其档案必须在毕业当年由学校统一派遣转递，不得无故滞留学校。确有特殊情况，在统一派遣时无法按时派遣的，由学院负责统一登记，并作出情况说明，递交学校档案馆。

（二）在应届毕业生离校之际，各学院学生工作办公室应及时和档案馆做好协调和沟通，做好毕业生档案派遣信息的统计和报送，做到准确、及时、全面。各学院应及时整理好毕业生的归档材料，保证材料完整全面，发现材料不全，不完善的，要及时为学生补办。

（三）档案馆要在毕业生离校前2周内组织各个学院开展档案整理封装工作，档案管理人员应注意检查各学院档案材料的完整情况，并严格按档案封装规范封口盖章。档案馆和学院应互相配合清查毕业生档案，并在移交名单上签字盖章，双方各执一份。

（四）档案馆要在毕业生档案封装完成后，及时通知邮政部门，实现毕业生档案的快速投递，并在封装完成后一周内，向各个学院反馈毕业生档案派遣的运单号，并做好后期查询服务工作。出现档案拒收、退档情况时，档案馆应及时通知各学院联系学生，重新报送派遣信息，做好二次派遣工作。

第七章附则

第二十条本规定自发布之日起施行，原《武汉工程大学档案管理办法》（校发〔2009〕35号）同时废止。

第二十一条 本规定由学校授权档案馆负责解释。