第一章 总则

第一条为了统一我校档案实体分类、编号、排架、检索的标准和规范，加强对学校档案的科学化和规范化管理，提高档案管理服务水平，结合我校档案工作实际，制定本细则。

第二条 编制原则

（一）我校档案分类以学校所有档案为对象，按照档案形成的规律及载体形式，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。

（二）在充分反映档案的形成规律和内容、特点的前提下，确定统一的实体分类体系，把同一门类的管理性和业务性档案材料集中在同一类别。

（三）类目设置必须保持相对稳定，不受偶然因素和短期行为的影响，在较长时间内不随意改变。

（四）类目排列、档号结构的确定严格按从总到分，从一般到具体的原则划分。各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。

第三条 编制依据

本方案主要根据《高等学校档案管理办法》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《机关档案管理规定》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》《归档文件整理规则（DA/T22—2015）》《科学技术档案案卷构成的一般要求（GBT11822-2008）》《会计档案管理办法》《建设项目档案管理规范（DA/T28-2018）》和《武汉工程大学档案工作条例》等相关文件制定。

第二章 档案实体类目的设置与标识

第四条 一级类目的划分与标识

一级类目是我校档案实体分类的最高层位。学校全部档案根据档案内容的性质、结合档案形成部门，划分为十四个一级类目。一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母组合而成，如“DQ”即“Dang Qun”(党群)的简称。十四个一级类目名称、具体标识符号和主要内容如下：

（一）党群类DQ：主要包括学校党委、纪委、工会、团委、民主党派等部门的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

（二） 行政类XZ：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要（教务、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财务、招投标等部门除外）；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

(三）学生类XS:主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

(四）教学类JX：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

(五）科研类KY：主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料。包括纵向科研项目和入账经费在30万元以上的横向科研项目。

(六）产品生产与科技开发类CP：主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

(七）基本建设类JJ：主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。

(八）仪器设备类SB：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在30万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进、申请报废等各种中产生的文件材料。

(九）出版类CB：主要包括学校自行编辑出版的报纸、学报、图书等出版物活动中形成的各种文件材料。

（十）招标采购类ZB：主要包括学校招标采购工作中形成的各种文字材料和项目材料。

(十一）外事类WS：主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。

(十二）财会类CK：主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

(十三）声像类SX:主要包括学校在党政管理、教学、科研等工作中形成的照片(底片)、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的具有保存价值的文件材料。

(十四）实物类SW:主要包括领导题词、名人字画、奖牌奖杯、废止印章、友好往来礼品、校徽等具有保存价值的实物。

第五条二、三级类目的设置和标识

(一）二级类目的设置

二级类目是对一级类目的细分，细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质进行设置。我校二级类目、三级类目设置的标准详见第三章分类主表，一经确定不得随意变动。

(二）二级类目的标识

二级类目的标识，一般采用“双位制”。如：“综合”为“11”，其余依次为12、13……99。

（三）三级类目的设置

1.结合学校实际工作，党群类、行政类、教学类分类设置层级可扩展到三级类目，三级类目的标识也采用“双位制”。

2.学校科研项目、产品、基建单项工程、仪器设备项目等按项目流水号进行分类设置的层级扩展到三级类目。三级类目的标识一般采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母或阿拉伯数字1、2、3、4…N标识。

3.二级类目与三级类目之间用“-”分隔。

第三章 学校各类档案实体分类主表

第六条 学校各类档案实体分类的主表如下：

（一）党群类（DQ）

DQ 11党务综合

DQ 12纪检

DQ 13组织

DQ 14宣传教育

14-11宣传部

14-12学生处

DQ 15统战（民主党派材料入此）

DQ 16工会

DQ 17团委

DQ 18离退休干部工作

DQ 19各分党委、各党总支、直属支部、各学院（部）综合材料

（二）行政类（XZ）

XZ 11行政综合

11-11党政工作

11-12发展规划

11-13校友工作

XZ 12人事（师资培养材料入此）

XZ 13监察 审计

13-11监察

13-12审计

XZ 14武装 保卫（人防、军训材料入此）

XZ 15国有资产

15-11国有资产与设备管理

15-12资产经营与产业管理

XZ 16档案、图书、文博

16-11图书 文博

16-12档案

XZ 17医疗 卫生 保健

XZ 18后勤保障

XZ 19信息化建设

(三)学生类（XS）

XS 11研究生

XS 12全日制本、专科学生

(四)教学类（JX）

JX 11教学综合

11-11研究生教育

11-12全日制本、专科教育

11-13继续教育 职业教育

JX 12学科与专业

12-11学科建设

12-12本科专业评估

JX 13招生

13-11研究生教育

13-12全日制本、专科教育

13-13继续教育 职业教育

JX 14学籍管理（学生奖惩材料入此）

14-11研究生教育

14-12全日制本、专科教育

14-13继续教育 职业教育

JX 15课堂教学与教学实践

15-11研究生教育

15-12全日制本、专科教育

15-13继续教育 职业教育

JX 16学位

16-11研究生教育

16-12全日制本、专科教育

16-13继续教育 职业教育

JX 17毕业生工作

17-11研究生教育

17-12全日制本、专科教育

17-13继续教育 职业教育

JX 18教材

18-11研究生教育

18-12全日制本、专科教育

各教学单位的教学档案由各教学单位保存。

(五)科研类（KY）

KY 11综合

KY 12-N科研项目（N从1、2、……编流水号）

(六)产品类（CP）

CP 11综合

CP 12-N产品（N从1、2、3、……编流水号）

(七)基本建设类（JJ）

JJ 11综合

JJ 12-N单项工程（N从1、2、……编流水号）

(八)仪器设备类（SB）

SB 11综合

SB 12-N仪器设备项目（N从1、2、……编流水号）

(九)出版类（CB）

CB 11综合

CB 12报纸

CB 13刊物

CB 14书稿

CB 15音像

(十)招标采购类（ZB）

ZB 11综合

ZB 12-N招标项目（N从1、2、……编流水号）

(十一)外事类（WS）

WS 11综合

WS 12出国（境）

WS 13来校

WS 14国际合作与会议

WS 15留学生工作

(十二)财会类（CK）

CK 11综合

CK 12会计报表

CK 13会计帐簿

CK 14会计凭证

CK 15工资清册(奖金、助学金入此)

(十三)声像类（SX）

SX 11综合(声像制品文字材料入此)

SX 12照片

SX 13光盘

SX 14录像带

SX 15录音

SX 16磁盘

SX 17其他（影视胶片、缩微胶片、幻灯片等）

（移交声像录音录像电子档案，需移交元数据）

(十四)实物类（SW）

SW 11综合(实物文字材料入此)

SW 12奖牌、奖杯、奖励证书

SW 13领导及名人题词、名人字画

SW 14废止印章

SW 15其它

第四章 档号的编制及档案实体的排架

第七条 档号的编制

档号是以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

(一)档号编制的原则

1.档号编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，所有档案均不得重号；

2.方便插卷，使其有充分扩展的余地；

3.不得随意变动或调整；

4.适应计算机管理的需要，能有效发挥排架、检索的双向功能。

(二)档号构成、结构和标识

1.档号构成

（1）档号由全宗号、年度、分类号、案卷号四个部分组成。

（2）因学校馆藏目前有1个全宗，因此实际编制中全宗号均为1。年度由四位阿拉伯数字组成，反映卷内文件材料的形成年度；分类号是档号的主体，由一、二、三级类目代号组成；案卷号是每一类档案的案卷顺序号，案卷号是所选择的分类号中最下位类目的顺序编码。标识到文件级的，还应在案卷号后面加件号。

例如：“党委会议记录”的分类号，由一、二级类目组成为“DQ11”；“研究生录取名册”的分类号，由一级、二级、三级类目组成为“JX1311”。

2.档号的结构

（1）科技类档案以卷为单位整理的档号结构为：全宗号-年度-分类号-保管期限-案卷号-件号（该处保管期限依据卷内文件最长者）；

（2）文书档案以件为单位整理的档号模式为：全宗号-年度-分类号-保管期限-件号。

3.档号的标识

采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制，年度号、分类号、案卷号之间用连接符号“-”连接。在利用计算机存储单份档案时，可在案卷号后加件号，用阿拉伯数字表示。

例如：

教学档案内容是2017年研究生新生名册，排列在当年归档的教学招生类第5卷，保管期限为“永久”，档号可标为1-2017- JX1311-Y-005；

科研项目档案内容为某科研项目的总结或研究报告，排列在2017年第1个科研项目的第2卷内第1件，保管期限为“永久”，档号可标为1-2017- KY12-Y-1-002-001；

声像档案内容为2017年本科生开学典礼的照片，排列在当年归档的声像类照片第12件，保管期限为“永久”，档号可标为1-2017-SX12-Y-0012。

第八条 档案的实体排架

根据学校实际，档案实体排架采用类目-年度-保管期限序列依次上架。

第五章 附则

第九条 执行过程中如遇上级相关政策调整，以上级政策为准。

第十条 本办法自2020年9月9日起施行。

第十一条 本办法由学校授权档案馆负责解释。