为进一步规范学校档案利用工作，保障档案实体与信息安全，维护学校利益和档案利用者权益，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）及学校相关档案工作制度，制订本规范。

1  基本释义

1.1  档案馆负责馆藏档案的对外利用。

1.2  经归档鉴定向社会公开的档案，持身份证件与签章完备的利用程序后均可登记提供利用。利用范围限完成鉴定、归档、著录、整理、上架、登记的档案材料。

1.3  档案利用形式主要包括阅览、借阅、摘录、复制（复印、扫描、拍照等）档案等。具体方式由档案形成单位与档案馆共同决定，须在《综合档案利用审批表》标注清楚。

1.4  属下列情形之一的档案，不予开放，区分不同情形控制在特定范围内提供利用：

1.4.1  涉及党和国家秘密的；

1.4.2  涉及学校不对外公开事项的；

1.4.3  涉及知识产权的；

1.4.4  涉及个人隐私的；

1.4.5  档案形成者要求限制利用范围的。

2  利用者

2.1  持有能证明身份的合法证件，必要时还须提供单位介绍信与相关证明。

2.2  港澳台同胞、海外华侨利用档案应经上级主管部门介绍。

2.3  个人利用档案须经所属部门审批。

2.4  利用未开放档案的，必须履行审批手续。

2.5  必须严格保护档案安全，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料；不得拆散、损毁档案材料；不得泄露或擅自对外公布档案内容；不得擅自复制和摘录档案内容。

2.6  按期归还借阅的档案，档案借阅期间不得转借或提供他人利用。

2.7  利用者须对档案的安全、完整和保密负贵。如利用档案发生损毁，应依法追究相应责任。

2.8  严格按要求进行档案利用情况登记。

3  利用过程

3.1  已数字化的档案，档案原件封存保管，档案馆一般只提供档案电子文档利用。若须提供档案实体利用，由相应门类的档案实体管理员审批，并办理利用流程。

3.2  档案馆提供馆藏未开放档案利用，以件为单位装订的，只提供利用者需求的档案；以卷为单位装订的，如利用者需求只涉及卷内部分档案，则只提供查阅、复制，且工作人员要监督利用者只阅览、复制自己需求的档案，档案不外借。档案馆不提供未开放档案电子文件的传递、拷贝。

3.3  档案馆及相关档案保管单位在提供档案利用时，必须采取措施保障档案实体与档案信息安全，利用者查阅、复制档案时要有人全程监督，利用者利用电子档案信息只能在工作人员指定的设备上查阅，防止档案涂改、损毁、泄密等事件的发生。

3.4  档案利用须专题专用，未经允许，任何单位和个人不得擅自公布；利用者对摘录、复制的未开放档案，应妥善保管，严格保密，不得扩散或转让；对档案汇编出版、陈列展出或者制作专题数据库等，应征得档案馆同意，并注明材料来源；利用档案制作的各种出版物，应向档案馆提交两套备存。

4  查阅

4.1  综合档案原则上只限校内单位查阅。校内单位委派专人持有效工作证，在符合审批流程的情况下利用开放的档案;对未开放的档案，须经档案形成部门及档案馆同意，必要时还须经主管校领导审查同意。

4.2  查阅本部门立卷归档的档案材料，可直接用本部门查档账户在档案管理系统查询，也可委派兼职档案员凭档号到馆查阅。

4.3  查阅非本部门立卷归档的档案材料，查档单位可委派经办人持由查档部门、档案形成单位签字并加盖公章的《综合档案利用审批表》到档案馆提交查档申请，经档案馆负责人签字盖章，同意后方可办理查阅手续。

4.4  学籍档案已做开放鉴定，可向学生和校友依规开放。由学生和校友凭有效身份证件到现场或线上申请办理学籍档案复制件；代他人查询档案者，须持放置有委托人身份证原件和亲笔手签的《学籍档案利用委托书》进行办理。

4.5  对于专业性强、内容复杂的档案，须由立卷归档单位委派专人查阅。

5  借阅

5.1  综合档案原则上不予外借。确因公须借出档案的，由校内单位委派专人持有效工作证，在符合审批流程的情况下对借阅档案流程进行审批、登记。

5.2  借阅本部门立卷归档的档案材料，可直接委派本部门兼职档案员凭档号到档案馆办理。

5.3  借阅非本部门立卷归档的档案材料，借档单位可委派经办人持由借档部门、档案形成单位负责人签字并加盖公章的《综合档案利用审批表》，到档案馆提交借档申请，经档案馆负责人签字盖章，同意后方可办理借阅手续。

5.4  综合档案的借阅期限为15天。

5.5  不得转借，续借应到档案馆办理续借手续。到期可续借，对于超期未还的，档案馆应及时催还。

6  补充细则

6.1  档案馆根据申请理由和档案内容有权决定是否提供利用。档案利用时，档案馆必须逐份登记，档案归还时，档案馆必须逐份核查清收。

6.2  校外单位查阅档案，须自行联系学校归口部门，由校内接洽单位按常规档案查借阅流程办理利用手续，协助提取有效信息。

6.3  财务档案利用须先到财务处明确所查档案内容以及存放地点，如财务凭证、工资凭证等。

6.4  工作联系函须载明单位名称、档案经办人信息、利用原因及用途、所需查借阅档案的内容等，经部门负责人签字同意并加盖部门公章。

6.5  档案利用应遵守保密制度，一律在查阅室进行，不得翻阅与所查内容无关的档案。

6.6  档案馆建立档案利用登记制度，对档案利用者、利用目的、档案内容、利用方式、复制档案数量、出具档案证明情况等进行详细登记。

6.7  本规范自公布之日起施行，由学校授权档案馆负责解释。