为确保2021届毕业生离校后的档案如期完整有序地进行流转，档案馆将根据学校整体工作安排,与中国邮政公司进行充分沟通，与其共同提前做好毕业生档案集中寄发的工作准备。为克服人手紧、时间急、任务重的困难，应对可能出现的特殊情况，确保于毕业生办理离校手续后准确及时流转档案，现将毕业生档案流转有关工作安排如下：

一、归档范围

二、归档时间及地点

1．办理时间

原则上应在毕业生办理离校手续后及时集中整理寄发毕业生档案。各学院毕业生档案材料归档的具体时间如下:

备注：上午8：00开始，下午14：:00开始.

2.集中办理地点

档案馆学生档案室（武昌校区科教大楼605室）。  

三、工作要求

1、各学院应提前做好工作预案，指定专人组成专班负责毕业生档案整理流转工作。不得组织应届毕业生参与归档整理工作。请各学院于6月25日前将毕业生档案具体负责人、经办人员信息（如下）电子版报档案馆学生档案负责人张文婷。

（学院档案整理人信息样表）

2、请各学院严格按照归档范围的材料清单提前做好准备，如实填写材料清单（附件1），并按照要求进行整理归档，提交时将清单置于归档材料最上层，不进行任何粘贴或装订操作。不得取出或存入任何其他材料。

3、各学院在整理时要认真检查核对毕业生材料是否齐全，手续是否完备，有无漏盖公章和填写不规范等现象。归档材料应为原件，如特殊情况需存入复印件，则需在复印件上注明原件保管单位并加盖公章。对不符合要求的材料，将退回归档单位限期整改后再归档。

4、各学院将上述归档材料收集完毕，以毕业生个人为单位进行整理，整理完毕按入学学号顺序进行排列。

5、各学院在采集毕业生派遣信息时，须明确要求档案接收单位名称（具体到部门、科室）、档案接收单位详细地址（具体到省、市、区、街道、楼栋、门牌号等）、联系人、联系电话。以上四项信息缺一不可，不详细到具体楼栋信息的档案将会被退回。

6、在正式提交归档材料前,请各学院向档案馆提供毕业生派遣名单、未派遣名单电子版(附件2)，通过OA“站内信”发送至档案馆张文婷。归档当天须提供毕业生派遣名单、未派遣名单纸质版各两份（均加盖学院公章）以及裁剪好的学生派遣信息条。 

7、毕业生档案集中派遣时间紧迫，工作量大，为避免人员聚集带来的风险，且因档案馆场地有限，现场整理所需场地不足，本着“不聚集、保正常”的原则，请各学院提前整理好所有需放入学生档案的归档材料，避免拖延影响全校毕业生档案邮寄流转工作进度。

8、请各学院按照工作要求先行做好整理归档准备，在预先规定的本学院提交时间段内办理档案移交。如有特殊情况者，请与档案馆提前联系预约。

   联系人：张文婷，联系电话：87195521，内线：5521，QQ：386370248。 

档案馆

     2021年6月10日